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更新:2021.10.20|公開:2021.10.06

【採用面接官マニュアル】面接官の役割と心構え、事前準備、面接の流れまで

面接官の役割と心構え、事前準備、面接の流れまで

目次

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初めて採用面接の面接官を担当することになった場合、どう振る舞えばよいのかが分からないという人は多いでしょう。

面接官の役割を全うするには、面接前の準備から採用面接の流れ、質問の仕方、ふさわしい態度など、さまざまな知識を身に付けなければいけません。この記事では面接官に必要な基礎知識について広く紹介します。

初めて面接官をする人向けのマニュアルとしてお使いください。

1. 面接官の役割とは?

面接官の役割とは?

採用面接とは、求職者が自社に必要な人材かどうかを確認するために、求職者と会って話をすることです。

その面接を行う人が面接官で、面接の段階に合わせて、人事部門、経営層、配属予定先の現場スタッフなど、さまざまな立場の社員が面接官を担当します。

面接官には主に次の2つの役割があります。

  • 求職者を見極め、自社に必要な人材かどうかを判断すること
  • 求職者にとって企業の印象を良くし、入社へのモチベーションをアップすること

求職者の見極めが面接官の役割であることは理解していても、自身が採用の成否に影響することを意識している面接官はあまりいないかもしれません。

面接官は、求職者にとって初めて接触するその企業の社員であるケースが少なくありません。
そのため、面接官のイメージは、求職者の入社意向に大きく影響します。

求職者に良いイメージを持ってもらえるような態度を心がける必要があります。

特に、普段採用活動に関与しない現場スタッフなどが面接官を担当する場合は、採用面接の仕方や面接官としての心得などをあらかじめ伝えておくことが大切です。

2. 面接の事前準備と流れ

面接の事前準備と流れ

面接の前には、事前準備とシミュレーションを行っておきましょう。

面接の事前準備

面接の前には、次のような準備が必要です。

必要な人材像の明確化

能力や性格、適性の面から、自社に必要な人材像を明確化します。

必要な人材像というと、例えば学歴が高い、知識が豊富、技術力が高いといったことばかりに目が行きがちですが、そのように優秀な人材であっても自社と合わずにすぐに離職してしまうようでは、「自社に必要な人材」とは言えません。

自社で定着と活躍が期待できる人材といった視点も必要です。
そのように明確化した人材像はすべての面接の基本となるため、面接官全員で共有しておきます。

面接の回数や時期の決定

面接は何回やるか、どの段階で誰が面接官を担当するか、面接の日時はいつにするかを決定します。

質問の用意

想定した人材像に合わせて、求職者がそれに当てはまるかどうかを見極めるための質問を用意します。

時間内に面接を終えるため、複数ある質問事項の優先順位や時間配分も決めておくとよいでしょう。

具体的な質問内容については、「面接官がそのまま使える質問集!聞いてはいけないタブー質問例も紹介」を参考にしてください。

回答の用意

面接中の質問への回答が曖昧だと、求職者は不安になります。

求職者から質問されそうな内容を予測し、それぞれに回答を用意しておきましょう。

面接の練習

ある程度準備が進んだら、ひと通り面接の流れを確認します。

特に初めて面接を担当する社員、普段採用活動に関係しない現場の社員は、実際の流れを事前に経験しておきましょう。

 

以上のように、面接の準備には手間と時間がかかります。

なかでも特に負担が大きく、かつ、採用を成功させるのに重要なのが、必要な人材像の明確化とそれを見極めるための適切な質問の用意です。

CIY®は、以下の内容を分析して、自動言語化するサービスです。

  • 企業診断により「求める人物像や必要な特性の明確化
  • 求職者への適性検査により「必要な人材の見極めに必要な面接時の質問

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一般的な面接の流れ

一般的な面接の流れを紹介します。

1:アイスブレイク

本格的な質問に入る前に、求職者の緊張をほぐしたり場を和ませたりするために、アイスブレイクを入れます。

内容は、天気の話や交通手段の話など、本題とは関係のない気楽な話題にします。

2:会社や業務についての説明

アイスブレイクのあと、いきなり質問に入るのではなく、事業内容や想定される業務内容など、自社についての説明をします。

双方の認識にズレがないかの確認をすることができますし、求職者に丁寧な印象を与えます。

3:面接官から求職者への質問

面接のなかで最も重要な工程です。
求職者が必要な人材像に当てはまるかを見極めるため、あらかじめ用意しておいた質問をしていきます。

一問一答で終わらせず、求職者の回答をさらに掘り下げて質問したり、話題を広げたりして、しっかりとコミュニケーションを取っていきましょう。

4:求職者から企業側への質問

面接官からの質問が終わったら、求職者に企業側への質問がないかを聞きます。

求職者の疑問や不安を解決できると同時に、求職者が就職先選びで重視している点を把握できるかもしれません。

求職者に自社への理解を深めてもらうことで、人材のミスマッチを防ぐ効果も期待できます。

5:面接官から求職者への事務連絡

双方の質問が終われば、結果連絡までの日数や連絡方法、このあとの選考スケジュールなど事務的な連絡を行います。

面接終了後はその場で終わらせず、例えばエレベーターのところまで見送ると丁寧な印象を与えます。

面接が終わって緊張が解けた求職者から、面接では聞けなかった本音が聞ける可能性もあります。

3. 面接官としての心得

面接官としての心得

前述のとおり面接官の印象は採用の成否に影響します。
重要な役割であることを認識し、次のようなことに注意して面接に臨みましょう。

心構え

自社の代表であるという意識を持つ

面接官は、企業の代表として求職者に会います。
自分の印象が自社のイメージにつながり、入社意向に影響することを意識しましょう。

求職者がリラックスした雰囲気で話ができるよう配慮する

面接の場では求職者は多かれ少なかれ緊張するものです。

求職者に本音を話してもらうためにも、アイスブレイクを入れ、リラックスした雰囲気になるよう配慮しましょう。

求職者が企業を選ぶ場でもあることを認識する

面接は求職者を選定する場であるだけでなく、求職者が企業を選ぶ場でもあることを認識しましょう。
求職者に丁寧な態度をとることが大切です。

面接のあとにフィードバックやアドバイスをするなどのちょっとした親切な対応が、求職者に良い印象を与えるかもしれません。

態度

服装、身だしなみに気を付ける

社会人としての基本的なマナーですが、服装、身だしなみは求職者に失礼のないよう整えましょう。

求職者の話をよく聞く

求職者の方に体を向けて、目を見て話を聞きましょう。

面接官の主観が入ると正しい判断ができなくなるため、偏見や思い込みのないよう意識しながら話を聞くことが求められます。

また、一問一答形式で終わらせず、求職者の話に興味を持って聞き、共感し、質問を返すなど、しっかりとコミュニケーションを図っていくことも大切です。

なかには、パソコンに入力しながら話を聞く面接官がいますが、心証が悪くなるため避けましょう。

オンライン面接で手元を隠しても、キーボードの操作音は求職者に聞こえてしまいます。
メモは手書きで残しましょう。

流行語や業界用語を多用しない

面接は、自社のことや今回の応募内容について正確に求職者に伝えることのできる絶好の場でもあります。

質問するばかりでなく、自社や業界、業務の話などを丁寧に説明しましょう。

その際、業界の未経験者には分かりにくい用語はできるだけ避け、誰にでも分かりやすい言葉を選びましょう。

誠実に回答する

求職者からの質問に対しては、実際より誇張したりごまかしたりせずに、正直に答えることが採用のミスマッチの予防策になります。

その場ですぐに回答できない場合は、正直にその旨を伝え、回答が用意でき次第伝えるようにしましょう。

タブーとなる質問、相手に失礼な質問はしない

質問の内容によっては、差別やハラスメントと受け取られる場合があります。

出生地や結婚の予定の有無など、従来の面接ではよく聞かれていたことでも、現在はタブーとなっているケースも少なくありません。

タブーとなる質問については、「面接官がそのまま使える質問集!聞いてはいけないタブー質問例も紹介」をご参照ください。

4. 面接官の役割を全うするには十分な事前準備が必要

面接官の役割を全うするには十分な事前準備が必要

面接官は、企業にとって自社にマッチする人材を見極めるという重要な役割を担っています。

また、求職者にとってその企業で初めて会う人である可能性があり、面接官の印象がそのまま企業のイメージとなることも少なくありません。
それが採用結果に影響することも大いにあり得ます。

そういった重要な役割を全うするには、さまざまな事前準備や心得が必要です。

しかし、他業務が忙しく十分な時間が取れないという場合もあるでしょう。
そんなときにこそ、CIY®のようなサービスが役に立ちます

CIY®は、企業に必要な人材像の明確化やターゲットとのマッチングなど、採用活動全般をサポートするサービスです。

中途採用におすすめできる適性検査

独自の適性検査により、自社とのマッチング率の高い求職者に絞って面接を行うことができるため、面接官の負担を軽減し、採用活動の短縮化も図れます。

さらに面接で何を聞くべきかが事前に分かり、質問の作成も容易です。

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執筆・監修者

採用・人事コンサルタント
福田雅敏

2010年、リクルートグループに新卒入社し、中小企業から大手企業の採用コンサルティング事業に従事。
これまで200社以上の採用を支援し成功へ導く。
就活生向けのコーチングやNewsPicks エキスパートとしても活動中。
Twitter:@FUKU_MASA

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