【無料】内定通知書のテンプレートと書き方→送り方

この記事では、内定通知書の概要や作成のポイントを紹介します。
すぐに使える無料のテンプレートも提供していますので、ぜひご利用ください。

1. 内定通知書とは

内定通知書とは、採用内定者に対して「内定したこと」を知らせる書類です。
従来は郵送するのが一般的でしたが、最近はメールで通知することも多くなりました。

新卒採用では内定通知書を送るケースがほとんどですが、中途採用の場合は採用通知から入社までの期間が短いため、省くことも少なくありません。

外資系企業が採用内定者に対して発行するオファーレターも、内定通知書とほぼ同じ意味合いのものです。
ただし、外資系企業のオファーレターは、このあと紹介する「労働条件通知書」も兼ねていることが多いようです。

1-1. そもそも内定とは

内定とは、公にはしていないものの採用することが決まった状態のことを言います。

法的には「始期付き解約権留保付き労働契約」が成立していると判断されるものです。

始期付きとは内定から入社日までの期間があくためについている言葉で、解約権留保付きとは、入社日までにやむを得ない理由が発生したら解雇することがあるという意味合いでついている言葉です。

ここでいうやむを得ない理由とは、例えば求職者が事件を起こしたり、卒業できなかったりといったことなどが考えられます。

逆に言うと、相応の理由がないにもかかわらず内定を取り消した場合は、「不当解雇」ととらえられる可能性があります。

1-2. 内定通知書は必要？

内定通知書を発行する法的な義務はないため、必ずしも発行する必要はありません。

しかし内定通知書を送ることで、求職者は安心しますし、内定を出した出さないのトラブル回避にもつながります。そのため多くの企業が発行しています。

2. 内定通知書の適切な送り方

内定通知書の送り方には、いくつかのポイントがあります。

2-1. いつ送ればいいのか？

面接の1週間後くらいまでには採用内定者に届くようにしましょう。

企業側の迅速な対応は、内定者の安心につながります。逆に結果の通知が遅いと内定者は不採用だったのではないかと不安になり、他社へ気持ちが移ることにもなりかねません。

2-2. 郵送か、メールか？

内定通知書は、郵送でもメールでもかまいません。

メールは早く内定者の手元に届きますし、郵送はこのあと紹介するような、ほかの必要書類を同封できるといったメリットがあります。

手間はかかりますが、採用内定者により安心感を与えるために、メールで内定を通知したあとに、あらためて内定通知書を郵送する方法もあります。

2-3. 同封する書類は？

郵送する場合、次のような書類を同封することが多いです。

なお、入社承諾書のように返信が必要な書類を同封する場合は、返信用封筒も添えておくと親切ですし、内定者へ良い印象を与えます。

2-3-1. 労働条件通知書

労働契約を結ぶ際、企業側は労働者に対して、就業場所や業務内容、始業・終業時間などの労働条件を書面にて明示するよう労働基準法によって義務付けられていますので、労働条件通知書は、その義務を果たすために一般的に用いられる書類です。

2019年4月よりPDFデータやメールで通知することも可能になっています。

労働条件通知書のテンプレートは厚生労働省のホームページからダウンロード可能ですので、必要であれば利用するといいでしょう。

一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）｜厚生労働省

2-3-2. 入社承諾書

採用内定者が企業からの内定を承諾し、入社する意思を表明するための書類です。

入社承諾書には、「卒業見込みが失われた場合」「健康上の問題で就業困難となった場合」など、内定取消事由について記載するケースが多く見られます。

内定者が内定を承諾する場合は、承諾書に署名・押印して企業に返送してもらいます。

入社承諾書は、企業によって内定承諾書や入社誓約書などさまざまな呼ばれ方をしますが、いずれも同じ意味合いの書類です。

3. 内定通知書に記載する項目

内定通知書には決まった書式や項目はありませんが、郵送する場合、一般的には次のような項目を記載します。

(1)採用内定者の名前

フルネームで表記します。

(2)頭語

「拝啓」という頭語が必要です。

(3)謝辞

応募してもらったことへの感謝を示します。

(4)採用決定の通知

採用決定について簡潔に通知します。

(5)入社日について

入社日や出社日を直接記載するか、未定の場合は、別途連絡する旨を記載します。

(6)同封書類について

同封している書類を列記し、入社承諾書のように返送が必要な書類があるときは、返送期限を明記します。その際、返送用封筒を同封しておくと親切です。

(7)人事担当者の連絡先

人事担当者の名前や電話番号、メールアドレスなどを記載しておき、入社に関して疑問や質問などがある内定者が連絡できるようにします。

(8)入社日までのスケジュール

内定から入社までの期間が長い場合、人事担当者は、内定者同士での懇親会や職場見学、入社前研修などを行うことがあります。
そのような、入社日までのスケジュールを記載します。

懇親会や研修など内定者のフォローを行うことは、内定辞退を防ぎ、入社までのモチベーションを維持することにつながります。
内定者フォローについて詳しくは、「内定者フォローとは？採用を確実に成功させる施策を解説」をご参照ください。

(9)結語

頭語に合わせて「敬具」という結語を入れます。

4. 内定通知書のテンプレート

内定通知書のテンプレートです。文書内の数字は、上述の「内定通知書に記載する項目」に対応しています。

なお、内定通知をメールで送る場合のテンプレートは「【メール文例あり】内定通知メールで入社への期待を喚起する！作成例やポイントを紹介」でご用意しています。

 

5. 内定通知書は安心して入社してもらうためのツール

内定通知書は、採用内定者に内定したことを伝え、滞りなく自社のメンバーになってもらうための書類です。

安心して入社してもらえるよう、必要な内容を盛り込んだ内容でまとめ、できるだけ早く送ることを心がけましょう。