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更新:2021.10.01|公開:2021.08.11

【無料】内定通知メールのテンプレートと書き方・送り方

内定通知メールで入社への期待を喚起する!作成例やポイントを紹介

内定通知は企業が内定者に対して、社員として受け入れることを示す大切な通知です。
以前は書類として郵送されていましたが、最近はメール送付に切り替える企業も増えてきました。

目次

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内定通知は郵送でもメールでも、内容を十分に検討して作成する必要があります。

ここでは内定通知についての基本的な知識と、メールを作成する際に参考となる情報をお伝えします。
すぐに使える無料の文例も提供していますので、ぜひご利用ください。

1. 内定通知とは

内定通知は採用選考を経て採用が決定した求職者に対して、結果を知らせるものです。

企業によっては、「採用通知書」という名で発行するケースがありますが、ほぼ同じ意味合いの通知と考えて問題ありません。
また、主に外資系企業で発行される「オファーレター」も同様です。

内定通知の作成について法的な義務はありませんが、内定を出した出さないのトラブル回避のためにも、作成する企業が多く見られます。

内定通知の作成の法的な義務はないものの、内定通知により雇用関係が成立していると見なされる可能性があることは知っておく必要があります。
実際採用内定によって「労働契約」が成立していると解された過去の判例もあります。

以上のような法的解釈の下では、内定の取り消しは解雇に当たると判断されるため、企業側は一方的に内定を取り消すことはできません。

一方労働者側からの労働契約の解消は法的に認められているため、内定通知をしたとしても求職者側からの内定辞退は可能です。

内定通知を発行する際に、そういった性質を持つ通知であることは把握しておきましょう。

メールに限らず、内定通知について詳しく知りたい場合は、「【無料テンプレート付き】内定通知書はどう書けばよい?書き方と送り方の基本」をご覧ください。

2. 内定通知メールの構成と文例

内定通知メールの構成と文例

内定通知の構成内容と2つの文例を紹介します。

2-1. 内定通知メールの構成

内定通知メールを作成する場合、内容に法的な決まりはありませんが、一般的な構成内容としては以下のようになります。

件名 【選考結果のご連絡】など、採用結果の通知であることが、一目で分かるように記載します。
求職者の名前 誤りのないよう注意してフルネームで記載しましょう。
謝辞 選考を受けてもらったことに対する感謝の気持ちを記載します。
差出人の紹介 会社の名前だけでなく、人事部○○○○など、差出人の所属と名前をフルネームで記載します。
選考結果報告 採用が内定した事実を簡潔に伝えるのが一般的です。ただし、内定辞退を防止したい、他社の内定通知メールと差をつけたいといった場合は、採用理由について具体的に記載すると良いでしょう。
この後の流れ 内定通知メールを読んだ後の手続きや、提出が必要となる書類の案内などを記載します。
結びのあいさつ 採用が内定した求職者が入社してくれることへの期待と歓迎の意を表現します。
署名 企業名・担当部署名・担当者名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記載します。

2-2. 内定通知メールの文例

一般的な文例と、他社と差を付けたい場合に工夫した文例の2つを紹介します。

<内定通知メール文例1 ‐ 一般的なスタイル>

件名:採用試験結果のご連絡

◯◯様

先日は弊社の採用試験面接にお運びいただき、誠にありがとうございました。
株式会社◯◯ 人事部の◯◯と申します。

厳正な選考の結果、◯◯様の採用を内定いたしました。
おめでとうございます。

つきましては、下記の書類を別便で郵送いたしましたので、
必要事項を記入し、押印のうえ、
令和◯年◯月◯日までにご返送いただくようお願いいたします。

 


1.入社承諾書
2.身元保証書

入社日の日程に関しましては、
追ってご連絡をさせていただきます。

 

なお、ご質問などございましたら下記までご連絡ください。
連絡先:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯(人事部○○)

○○様とご一緒できる日を社員一同心待ちにいたしております。
入社の日まで、どうかご自愛ください。

以上、メールにて恐縮ですが、とり急ぎご連絡申し上げます。

——————————————————
◯◯株式会社
人事部
◯◯ ◯◯(読み仮名)
〒123-4567
東京都○○区◯◯町◯◯-◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯(直通)
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
——————————————————

<内定通知メール文例2 ‐ 独自性を打ち出したスタイル>

件名:採用試験結果のご連絡

◯◯様

今回は、数ある企業の中から弊社の選考を受けていただき、本当にありがとうございました。
◯◯社人事部の◯◯と申します。

社内で慎重に話し合いを重ねた結果、「◯◯様にぜひ一緒に働いていただきたい」という結論に至りました。
○○様も同様のお気持ちであれば、非常にうれしいです。

 

弊社がぜひお越しいただきたいと考えたポイントをお伝えいたします。
・日々アップデートしようとする成長意欲
・「チームで何かを成し遂げたい!」というあふれる想い
・弊社の事業への強い関心と参加への熱意
上記に加えて、◯◯様の持って生まれた資質や能力に大いなる期待感を抱いた次第です。

今後の流れとしましては、◯◯様からの内定ご承諾後、速やかに入社手続きを進めてまいります。

つきましては、別送いたします以下の書類のご返送をよろしくお願いいたします。

 


1.入社誓約書
2.身元保証書
令和○年○月○日までに、ご返送いただければ幸いです。

何かご不明な点や不安なところがあれば、どうぞご遠慮なくご質問ください!
念のため、私○○の携帯電話番号も記載いたします。
080-◯◯◯◯-◯◯◯◯

◯◯様と一緒に働けることを、一同心より楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

——————————————————
◯◯株式会社
人事部
◯◯ ◯◯(読み仮名)
〒123-4567
東京都○○区◯◯町◯◯-◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯(直通)
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール:aaaaa@bbbbb.com
——————————————————

3. 内定通知メールの注意点

内定通知メールの注意点

内定通知メールを作成・送信する際の注意点について解説します。
結果を待つ求職者の心情を思いやり、誠意ある対応を意識しましょう。

3-1. 作成する際の注意点

作成する際には次のような点に注意します。

・尊大なイメージを与えるような表現を避け、求職者を対等の立場として扱うことが大切です。
ただし、フレンドリーすぎる文面も適切ではありません。友好的であることとくだけすぎることを混同せず、節度ある内容表現にしていきましょう。
・定型文を利用する場合も、事務的で冷たい印象にならないよう注意します。
手間はかかりますが、求職者の入社意向を高めるためにも、誰にでも当てはまる内容ではなく、その採用内定者個人に対して向けた内容にするのが理想的です。
・あまりに文章が長いと、読む方は疲れたり重要な点を見逃してしまったりする恐れがあります。
メールの文面は冗長にならないよう、簡潔に意図を伝えるものにしましょう。最も重要な内定の事実は文章の早い段階で伝えます。
・不快感を与えないよう、誤字や問題のある表現がないかなど細部までよく確認します。
特に相手の住所・氏名などには、細心の注意を払いましょう。
・自社の社名や担当者の肩書、その他の情報は省略しないようにします。
省略するとくだけた印象になってしまいます。

3-2. 送信する際の注意点

・採用が決定したらできるだけ早いタイミングで送信します。

深夜に送信するのはマナー違反です。また、遅くまで仕事をさせられるブラック企業なのかととらえられる可能性もあります。送信時刻に気を付けましょう。

4. 内定承諾を自然に促す内定通知メールを

内定通知メールは、法的義務のある正式な入社オファーであるととらえられるのが一般的です。
送付後は企業として雇用の責任が生じると考えられ、内定者との間の長きにわたる関係がスタートします。

一方、内定者に不快感や不安を与えるようなメールであっては、内定辞退の原因ともなりかねません。
メールの作成に当たっては十分に注意を払い、快く受諾されるような内容としていく必要があります。

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執筆・監修者

採用・人事コンサルタント
福田雅敏

2010年、リクルートグループに新卒入社し、中小企業から大手企業の採用コンサルティング事業に従事。
これまで200社以上の採用を支援し成功へ導く。
就活生向けのコーチングやNewsPicks エキスパートとしても活動中。
Twitter:@FUKU_MASA

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