不採用通知 郵送＆メールのテンプレートと書き方・送り方

この記事では、不採用通知を書く際のマナーや盛り込むべき内容、不採用通知の文例などを紹介します。
すぐに使える無料の文例も提供していますので、ぜひご利用ください。

 

採用活動を行ううえで、採用の通知だけでなく、不採用の通知をすることも当然あるでしょう。
不採用通知の送り方や文面により企業のイメージに影響することもあります。

1. 不採用通知とは

不採用通知とは、採用活動において書類選考や面接で不合格・不採用になったことを求職者に知らせることです。

郵送やメールで送られることが一般的で、それらは俗にお見送り通知、お見送り連絡、お祈りメールなどと呼ばれることもあります。

1-1. なぜ不採用通知が必要なのか

不採用通知により、求職者が応募し、書類選考や面接に時間を割いてくれたことに対して謝意を表明することができます。

また、不採用通知が届かなければ、求職者は採用か不採用かが分からず心理的に拘束された状態になります。そうなると、他社への応募の機会を逃してしまうかもしれません。

不採用であることをしっかり通知することで、そのような不要なトラブルを防ぐことが可能です。

1-2. 不採用通知に関する対応が企業にとって重要な理由

次のような理由から、不採用通知に関しては、内定通知以上に慎重に対応する必要があります。

1-2-1. 不採用通知によって企業のイメージを左右する

不採用となっただけでも、求職者は企業にマイナスの感情を抱いてしまう恐れがあります。
そのうえ、求職者の気持ちを考えない事務的な印象、あるいは失礼な印象の通知となってしまっては、一層企業のイメージは悪いものとなってしまうでしょう。

逆に、結果は不採用であるけれども、丁寧な対応を感じさせる通知であれば、ネガティブな印象を少し和らげることが可能です。

今後の就職活動に活かせるようなアドバイスを添えたことで無事別の企業で採用が決まれば、自社へのイメージが向上する可能性もあります。

1-2-2. 将来的に求職者とつながりが出てくる可能性がある

自社で不採用になった求職者が、自社と取引のあるほかの企業に採用される場合があります。
また、今後自社の顧客となる可能性もあるのです。

あるいは、採用内定者の内定辞退や既存社員に欠員が出るなどで、再度採用を検討しなければならなくなる可能性もゼロではないでしょう。

そんなときに、不採用通知の件で自社のイメージが悪いものになっていたら、マイナスの影響が出ることもあり得ます。
不採用であっても、今後一切関係のない人材だと考えず丁寧な対応をしておく必要があります。

そして、今回は不採用であっても、機会があれば採用したい求職者の情報を保管しておくと、将来的に効率の良い採用活動につながります。

1-2-3. 求職者個人のイメージが社会に影響する可能性がある

最近では、不採用通知での対応に問題があると求職者にとらえられれば、すぐに就活に関する口コミサイトやSNSなどでネガティブな情報を拡散されてしまいます。
また、大学の後輩や就職課に伝えられる場合もあります。

求職者個人が持った悪いイメージが、そのまま企業のイメージとして、広まってしまうリスクがあるのです。

そうなってしまうと、今後の採用活動に支障をきたす可能性も生じます。
なかには、こちらではきちんとしたつもりでも悪意ある情報を拡散する人もいますが、少しでもリスクを低減するため、丁寧な対応をしておくことが大切です。

2. 不採用通知の送り方

不採用通知の送り方には、次のようなポイントがあります。

2-1. いつ送ればいいのか？

不採用通知は、求職者が次の企業に応募しやすくするため、できるだけ早く送ることが大切です。ただし、面接当日や翌日などあまりに早く不採用通知を出すと、しっかり選考してくれたのか不信に思う求職者もいます。

書類選考の場合は応募締切日から、面接の場合は面接日から1週間以内を目安に送るといいでしょう。

2-2. 郵送か、メールか？

不採用通知は、郵送でもメールでもどちらでも構いませんが、最近はより早く求職者の手元に届くため、メールを利用する企業が多いようです。

しかし、ほかに履歴書やポートフォリオなど返送する書類がある場合は、それらを同封できるので、郵送が便利かもしれません。

郵送の場合、プライバシー保護のため、「不採用通知在中」の記載は避けて「親展」にする心配りも必要です。

不採用を電話で通知するケースもありますが、電話がつながらなければ何度もかけなおすことになりますし、口頭で伝えた場合、言った言わないのトラブルが発生する可能性もあります。

特に理由がないのなら、あえて電話で通知する必要性はないでしょう。
緊急のため電話で連絡せざるを得ない場合は、別途あらためて不採用通知を郵送、あるいはメールを送っておくと安心です。

 

3. 不採用通知に記載する項目

不採用通知には、決まった書式や項目はありません。各企業で自由に作成できますが、自社のイメージにつながるため、丁寧な対応を心がけましょう。

テンプレートを利用する場合も、「貴殿」のままにせず、求職者の名前に置き換えるといった心配りは必要です。

不採用通知に記載する項目は、一般的には次のようなものになります。

(1)差出人のアドレス

担当者個人のメールアドレスではなく、人事部や採用グループの代表アドレスを利用する方が、組織からの正式な通知であることが伝わります。会社名、部署名とグループ名、住所、電話番号も末尾に記載しておきましょう。

(2)求職者の名前

誤りのないように注意してフルネームで表記しましょう。

(3)頭語

郵送で送る場合には、「拝啓」という頭語が必要です。

(4)謝辞

応募に対する感謝、選考に来てくれたことへの感謝を記載します。

(5)選考結果

不採用であることを、簡潔に伝えます。ただし、不採用という直接的な表現は避け、「採用を見送らせていただきました」のような、少しマイルドな表現を心がけましょう。

不採用の理由を記載する必要はありませんが、面接での順位や面接で感じた求職者の強みなどを添えてあげると親切です。求職者の満足度につながったり、求職者が今後の求職活動に活かしたりすることができ、自社へのイメージアップにもつながります。

(6)応募書類の取り扱い

履歴書やポートフォリオなど、応募の際に提出された書類について返却する、破棄するなど対応を記載しましょう。

(7)結語

郵送の場合は、頭語に合わせて「敬具」という結語を入れます。

なお、メールで送る場合は、（3）と（7）は不要です。また、他のメールに埋もれないよう、【選考結果のご連絡】のように、要件がすぐに分かる件名にすることが大切です。

4. 不採用通知の文例

不採用通知の文例です。文書内の数字は、上述の「不採用通知に記載する項目」に対応しています。

4-1. 郵送の場合の文例

4-2. メールの場合の文例

 

5. 不採用通知こそより丁寧に

せっかく自社を選んで応募してくれた求職者への不採用通知は気の重いものですが、採用活動をしている限り避けられません。

また、求職者と今回は縁がなかったものの、今後何らかの形でつながりが出てくる可能性もあります。

不採用通知のイメージが企業のイメージに直結することも少なくありません。
内定通知を出すとき以上に十分注意を払って、失礼のないよう対応していきましょう。