インターンシップの受け入れ、企業側の準備・注意点は？

早期に学生と接触でき、自社をアピールできる「インターンシップ」を、採用活動に取り入れる企業が増えています。
インターンシップで学生をスムーズに受け入れ、成功させるためには、事前準備が必要です。

ここでは、インターンシップを受け入れる際の準備や注意点について説明します。

1. そもそもインターンシップとは？

英語のinternshipは、実習生や研修医、あるいは実習や研修の期間といった意味ですが、日本におけるインターンシップとは、主に就職前の学生が一定期間企業で行う就業体験を指します。

早い段階で優秀な学生とコンタクトでき、就職後のミスマッチによる早期離職防止の効果も期待できるため、採用活動が早期化する今、導入する企業は増えています。

インターンシップは、学生を受け入れる期間やプログラムの内容、報酬の有無などによっていくつかの種類に分けられます。

なお、インターンシップを成功させるには、それ相応の準備が必要です。準備が不十分であれば学生との間に何らかのトラブルが発生し、企業イメージの低下につながる可能性もあります。インターンシップを受け入れる際の流れを把握し、準備を怠らないようにすることが大切です。

2. インターンシップを受け入れる際の準備

前述のとおりインターンシップには複数の種類があります。ここでは中長期にわたる就労型インターンシップを受け入れる際にすべき準備を、一般的な流れに沿って紹介します。

2-1. インターンシップの目標を明確にする

まずはインターンシップの目標を明確にします。
最終的な目的は「採用」ですが、この段階では「自社の魅力をアピールする」「社風を感じてもらう」「若い意見をもらい自社製品の改善に反映させる」など、具体的、かつ短期あるいは中期的な目標を明確にします。

2-2. インターンシップの内容を決める

2-1で明確にした目標に応じてインターンシップを受け入れる対象や期間、プログラムの内容、部署など、基本的なところを決めていきます。
基本的な内容が決まったら、次のように細かなところも詰めていきます。

2-2-1. 学生を指導・サポートするスタッフ

業務指導担当者（スーパーバイザー）や相談役（メンター）などを選びます。

2-2-2. コミュニケーションの方法

朝礼やミーティングへの参加、日報や週報の提出など、報告・連絡・相談の方法を決めます。

2-3. 対象となる学生を募集・選考する

SNSや大学のキャリアセンター、アプリなど、募集対象となる学生の層に応じて適切な方法で募集をかけます。
また、受け入れ可能な人数より応募人数が多い場合は、書類審査やオンラインテスト、面接などで選考を行っていきます。

2-4. 学生の受け入れ体制を整える

2-4-1. 必要な書類を準備する

中長期にわたる就労型のインターンシップなど学生が労働基準法上の労働者と見なされるケースでは、労働条件を明記した「労働条件通知書」を必ず用意しなければいけません。

また、法律で義務付けられてはいませんが、思わぬトラブルを回避するため、学生と取り交わす契約書や誓約書、大学と取り交わす覚書など、必要な書類を準備します。

2-4-2. 必要な備品をそろえる

必要に応じてデスクやパソコン、メールアドレス、名刺など、学生が業務に参加するのに必要な備品をそろえます。

2-4-3. 社内への周知

インターンシップの趣旨やプログラムの概要、参加する学生について、人事部内や関係部署に情報を共有し、フォローや協力を要請します。また、社内全体にインターンシップの受け入れを周知します。

2-5. 大学や学生との調整

大学と覚書を取り交わすなど必要な手続きを進めます。また、学生に集合場所や集合時間、服装や持ち物など、必要な情報を共有します。

2-6. オリエンテーション

インターンシップ開始前または初日に参加する学生を集めて、プロジェクトの目標やスケジュール、社内のルールなどについて説明します。

2-7. インターンシップ開始

インターンシップを開始し、学生を業務に参加させます。日報、週報、ミーティングなどを活用して適宜サポートを行います。スーパーバイザーやメンターがこまめに意見やアドバイスをしたり、定期的に面談を行い、学生から業務に参加したうえでの感想を聞いてみたりするのもいいでしょう。

また、他の社員ともコミュニケーションが図れる場を設けると、自社へ親近感を持ってもらうきっかけになります。

2-8. フォローアップ

インターンシップの最終的な目的は「採用」です。自社にぜひ来てほしいと思う学生がいればインターンシップが終了した後も、フォローを続けることが重要です。頻度が多くなると逆効果ですが、適度なタイミングでメッセージやメールなどを送るといいでしょう。

3. インターンシップを受け入れる際の注意点

インターンシップを受け入れる際は、次のような点に注意しましょう。

3-1. 事前に十分な説明を行う

学生が安心してインターンシップに参加できるよう、また後々トラブルが発生しないよう、オリエンテーションでは下記のような点について丁寧に説明するようにしましょう。

また、契約書や誓約書を用意する場合は、オリエンテーションで契約書を取り交わし、誓約書に必要事項を記載してもらうのが一般的な流れです。

中長期にわたる就労型のインターンシップなど学生が労働基準法上の労働者に該当する場合は、労働条件通知書の発行も忘れないようにしましょう。

3-2. チームの一員として十分なコミュニケーションを図る

受け入れる部署の社員にも協力を要請し、気楽に話しかけたり昼食を一緒にとったりするなど、学生と十分なコミュニケーションを図りましょう。

積極的にコミュニケーションを図ることで、自社へ親近感を持ってもらいやすくなります。インターンシップ期間中に行事やイベントがあれば、学生にも参加を促すのもいいでしょう。

ただし、インターンはレクリレーションではなくあくまでも就業体験ですので、仕事へ取り組む際は、しっかり指導する必要があります。仕事の指示は明確に行い、必要に応じて注意もしなければいけません。

3-3. コンプライアンスを再確認する

インターンシップ中に限りませんが、セクハラやパワハラなどは絶対にあってはならないことです。本人にそのつもりはなくても学生にハラスメントととらえられるケースもあります。そうなるとSNSで拡散されて炎上し、企業イメージに大きく悪影響を及ぼす可能性もあります。

社員全員で、社内コンプライアンスを再確認するとともに、どのような言動がハラスメントにあたるのかも、改めて把握しておきましょう。

3-4. お互いフィードバックを行う

インターンシップ後は、アンケートや面談などで、プログラムや受け入れ体制、業務内容などについて学生からフィードバックをもらいましょう。今後の採用活動に活かすことができます。

また、学生に対しても、よかった点、改善できる点、インターンシップを通して成長したと感じる点などを丁寧にフィードバックします。

その際、自社に入社してもらうことを念頭に置くのではなく、学生の今後の就職活動や社会に出て活躍するうえで広く役立つアドバイスをすることをおすすめします。最終的に採用に至らなかったとしても、企業イメージの向上につながります。

4. インターンシップのメリットを得るためには十分な受け入れ準備が必要

インターンシップは企業側にも多くのメリットがあり、うまく活用すれば、効率よく理想の人材の採用につながることが期待できます。

しかし、成功させるには、必ず事前の準備が必要です。ここで紹介した内容を参考に、受け入れ準備を整え、成果のあるインターンシップにしてください。

とはいえ、少数で多くの業務を抱える傾向にある人事部にとっては、インターンの受け入れ準備が大きな負担になることも少なくないでしょう。

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